インポート機能操作マニュアル
概要
このページでは、特定のファイルをアイリスに取込する方法を紹介します。
取込ファイルの種類
取込ファイルの種類を紹介いたします。この度インポートツールに関する要望が多かったこともあり、アイリスと一体化することで対応の迅速化を図ります。そのため、将来的には現在のインポートツールが無くともアイリス内で同様以上の機能が利用できるようになります。
※令和４年２月現在で対応していないファイルにつきましては、対応までの間、従前のインポートツールをご利用ください。
| ①ファイル・フォルダ取込対応 | ・総務発令内申作成ツール |
| （情報の取込を想定） | ・相談員名簿又は期間業務以外 |
| ・職業相談員等一覧 | |
| ・庁費支弁職員一覧 | |
| ②ファイル取込のみ対応 | ・インポート機能テンプレート（アイリス取込専用シート） |
| （既にある情報の更新を想定） | ・アイリス移行用（雇保） |
| ・アイリス移行用（社保） | |
| ・Hijyokin | |
| ２月第２週目に予定 | ・●月分支給・法定控除データ（給与） |
| ２月第２週目に予定 | ・●月分支給・法定控除データ（賞与） |
| ③今後確認 | ・マイナンバー書き出し |
★「Hijyokinファイル」と「●月分支給・法定控除データ（給与）ファイル」の取込につきましては、新しいインポート機能からの取込で統一してください。
取込ファイルの種類は以上です。今後の要望によっては変更の可能性がございます。
取込種類の想定
インポート機能の取込方法には[新規]取込・[更新]取込の２パターンの種類がございます。
ここでは、想定している取込種類をファイル別に紹介いたします。
★[新規]取込・[更新]取込の違いはこちらをご覧ください。
| ファイルの種類 | 説明 |
| 総務発令内申作成ツール | 通常は「新規取込」 何等かの理由で既にデータがある場合に「更新取込」 |
| 相談員名簿又は期間業務以外 | 通常は「新規取込」 何等かの理由で既にデータがある場合に「更新取込」 |
| 職業相談員等一覧 | 通常は「新規取込」 何等かの理由で既にデータがある場合に「更新取込」 |
| 庁費支弁職員一覧 | 通常は「新規取込」 何等かの理由で既にデータがある場合に「更新取込」 |
| アイリス移行用（雇保） | 個人の該当情報を追加するため、「更新取込」 |
| アイリス移行用（社保） | 個人の該当情報を追加するため、「更新取込」 |
| Hijyokin（全件） | 個人の該当情報を追加するため、「更新取込」 |
| ●月分支給・法定控除データ（給与） | 個人の給与情報を追加するため、「更新取込」 |
| ●月分支給・法定控除データ（賞与） | 個人の賞与情報を追加するため、「更新取込」 |
上記のように取込を行う際、思惑とは違う種別で表示されることがあるかと思います。
この場合、[新規]や[更新]に合わせるためにはアイリス上の[氏名]・[性別]・[生年月日]・[個人CD]（ファイルによって一部異なります）を取込ファイルと一致させていただいた後に、再度ファイルを読込していただく必要がございます。
取込に関する注意事項
取込に関する注意事項を紹介いたします。
①ファイル名称が以下に該当していることを確認してください。
| ファイルの種類 | 説明 |
| 総務発令内申作成ツール | ファイル名に「内申」を含むこと。 |
| 相談員名簿又は期間業務以外 | ファイル名に「名簿」を含むこと。 |
| 職業相談員等一覧 | ファイル名に「職業」を含むこと。 |
| 庁費支弁職員一覧 | ファイル名に「庁費」を含むこと。 |
| アイリス移行用（雇保） | ファイル名に「雇保」を含むこと。 |
| アイリス移行用（社保） | ファイル名に「社保」を含むこと。 |
| Hijyokin（全件） | ファイル名に「Hijyokin」を含むこと。 |
| ●月分支給・法定控除データ（給与） | ファイル名に「給与」を含むこと。 |
| ●月分支給・法定控除データ（賞与） | ファイル名に「賞与」を含むこと。 |
②取込フォルダの中はファイルの種類を同一にしてください。（従来どおりです）
例：総務発令内申作成ツールをフォルダ取込する場合
〇：フォルダの中は総務発令内申作成ツールのみが入っている。
×：フォルダの中に総務発令内申作成ツールと職業相談員等一覧等のファイルが混在している。
取込に関する注意事項は以上です。今後の要望によっては変更の可能性がございます。
取込手順
実際に取込を行う手順を紹介いたします。
①メインメニュー画面より、[インポート]を選択します。
②取込画面が開きます。
③フォルダ取込の場合は以下の赤枠（４種類）から様式を選択します。
※ファイル取込の場合は選択しませんので、④へ進みます。
④[指定ボタン]から取込ファイルがある場所を選択します。
※ファイル取込を行う場合は「ファイルの場所」を指定します。
※フォルダ取込を行う場合は「フォルダの場所」を指定します。
⑤[確認ボタン]を選択します。
⑥「ファイル形式を確認しました。」と表示されますので、[OK]を選択します。
※エラーが表示された場合は、以下２点のご確認をお願いいたします。
・①で設定した様式と取込ファイルの様式が相違している可能性がございます。
・④で設定した指定先を再度確認してください。
⑦ファイル取込の場合は赤色に点灯する[データ読込]ボタンを選択してください。
※フォルダ取込の場合及びHijyokinファイルについては押せない仕様になっておりますので、選択不要です。このまま⑨へ進みます。
⑧「データの読み込みが完了しました。」と表示されますので[OK]を選択します。
⑨取込を希望する対象者を[書込]ボタンから選択します。
※取込したいデータが複数ある場合は、画面下にある各種ボタンを選択すると便利です。
画面左側の人毎に表示されている「新規」、「更新」、「×」の説明
★取込種類の想定はこちらをご覧ください。
| 取込種類 | 説明 |
| [新規]の表示条件 | 対象者の嘱託コード（個人CD）、姓、名、性別、生年月日が現在の アイリスデータと全て一致しない （アイリス上にデータがないと判断された人） 想定：採用時取込に利用する４ファイルは通常「新規」と表示されます。 |
| [新規]を取込する | 読込できた全ての情報を追加する形で取込します。 |
| [更新]の表示条件 | 対象者の嘱託コード（個人CD）、姓、名、性別、生年月日が現在の アイリスデータと全て一致する （アイリス上にデータがあると判断された人） 想定：採用後取込に利用するHijyokin等は通常「更新」と表示されます。 ※ファイルによっては突合データが不足しているため、 条件が緩和されていることがあります。（従来どおり） |
| [更新]を取込する | 以下の情報を除き、情報を更新する形で取込します。 ①姓、名、性別、生年月日は本人の突合条件ですので更新しません。 ②空欄の項目は情報保護の観点から更新しません。 |
| [×]の表示条件 | 対象者の嘱託コード（個人CD）、姓、名、性別、生年月日のいずれかが 空欄の可能性がある （アイリス上にデータがあるか判別できない人） |
| [×]を取込する | 「[新規]を取込する」と同様の扱いになりますが、本人確認を行う 最低限のデータが不足しているため、識別を分けております。 取込後に不足情報の入力をお願いいたします。 |
「新規」、「更新」、「×」の説明は以上です。
★各種ボタンの説明は次のとおりです。
| ボタン名称 | 説明 |
| [新規]のみ | 赤文字で新規と表示されている人の書込ボタンを全て選択します。 |
| [更新]のみ | 青文字で更新と表示されている人の書込ボタンを全て選択します。 |
| [×]のみ | 黄文字で×と表示されている人の書込ボタンを全て選択します。 |
| 全て選択 | [×]と表示されている人を除き、書込ボタンを全て選択します。 注意：[×]と表示されている人を含み全員を取込する場合は、 [[×]のみ]と[全て選択]を両方選択してください。 |
| 全て解除 | 書込ボタンを全て選択解除します。 |
各種ボタンの説明は以上です。
⑩[基本書込]ボタンを選択します。
⑪[書込確認]画面が表示されますので、内容を確認してから[はい]を選択します。
なお、この時点で[いいえ]を選択すると取込は中止されます。
⑫「基本情報への書き込みが終了しました。」と表示されれば、取込は完了です。
取込手順の説明は以上です。
●月分支給・法定控除データ（給与・賞与）の仕様
こちらでは、●月分支給・法定控除データ（給与・賞与）の仕様（仕組み）をまとめます。
Hijyokinと●月分支給・法定控除データ（給与）の取込順に関する説明
直近に読込した「Hijyokin」ファイルの通勤手当情報（按分）を利用するため、「●月分支給・法定控除データ（給与）」ファイルを「Hijyokin」ファイルよりも先に取込しないでください。
これを守らないことにより取込ができない訳ではございませんが、この場合、最新の「Hijyokin」ファイルに追記されている通勤手当情報（按分）が反映できません。
（賞与には取込順の指定はございません）
通勤手当情報（按分）が正しく反映される取込順の例
- 【取込順①】最新のHijyokinファイル
- 【取込順②】その他何等かのファイル
- 【取込順③】最新の●月分支給・法定控除データ（給与）
または
- 【取込順①】最新のHijyokinファイル
- 【取込順②】最新の●月分支給・法定控除データ（給与）
最新の通勤手当情報（按分）が正しく反映されない取込順の例
- 【取込順①】最新の●月分支給・法定控除データ（給与）
- 【取込順②】最新のHijyokinファイル
Hijyokinと●月分支給・法定控除データ（給与）の取込順に関する説明は以上です。
[確認]ボタンを押した際「ファイルが開けませんでした」と表示される場合の説明
給与・賞与様式を選択しているのにかかわらず、「ファイルが開けませんでした」と出る場合は、一度Excelファイルを開いてから、ファイルを編集せずに上書き保存を行ってみてください。（Ctrl＋S又はファイルから上書き保存を選択）
「ファイルが開けませんでした」と表示される場合の説明は以上です。
一度取込した給与又は賞与データを再度取込する場合の説明
給与・賞与データ情報保持の観点から２回目以降の取込は以下のメッセージが表示され、失敗するようになっております。
エラーメッセージ参考
「2022/02/01 11:00:00 [個人CD:XXXXX] [札幌 太郎]さんのデータが正しく取込されませんでした。」
ただ、何らかの理由で取込直しをしたいと思われるケースもあると思いますので、その場合の手順をご紹介いたします。
本処理は既に取込した月のデータを消去し、新たに取込を行う方法です。
①[保険料／税額一覧表【月別】入力閲覧処理]を選択します。
②削除したいデータの種別を[給与]・[賞与]から選択します。
（画面を開いた状態では給与が自動で選択されています。）
③該当の[支給年月]を選択します。
（例：令和４年10月支給の給与であれば令和４年10月を選択）
④[指定実行]を選択します。
⑤赤枠の[消去]を選択し、表示されている月のデータを全て消去します。
※個人データのみ再取込したい場合は個人の横にある[消去]を選択し、該当者のみ消去します。
⑥消去が完了することで、再度インポート機能からの取込を実施できるようになります。
一度取込した給与又は賞与データを再度取込する方法は以上です。
その他機能の紹介
本画面におけるその他の機能を紹介いたします。
エラーログ表示機能
画像の赤枠では、エラーが発生しているかどうかを確認できます。従前はエラーがあっても表示されることがなく、そのまま処理が飛ばされるか、取込できない状況でした。
本機能の追加により、ファイルの不正なデータを確認し易くなりました。
実際の運用の中でエラーになり易い点等があれば申告いただき、修正を重ねることで取込精度の向上が期待できます。
主な機能は次のとおりです。
①エラーが発生した場合は画像の赤枠内にログを表示します。
②画像の赤枠をダブルクリックすることで、ログをテキストファイルに保存できます。
※エラーの表示は３種類です。
| ●データ確認ボタンを押した際に発生するエラー |
| ⇒2022/01/01 16:00:00 [個人CD:●] [● ●]さんのデータが正しく確認できませんでした。[ファイル名:●] |
| ●データ読込ボタンを押した際に発生するエラー（フォルダ取込時はデータ確認ボタン） |
| ⇒2022/01/01 16:00:00 [個人CD:●] [● ●]さんのデータが正しく読込されませんでした。 |
| ●基本書込ボタンを押した際に発生するエラー |
| ⇒2022/01/01 16:00:00 [個人CD:●] [● ●]さんのデータが正しく取込されませんでした。 |
いずれの表示につきましても、対象者のデータを確認して不明な場合は遠慮なく弊社までお問い合わせください。
エラーログ表示機能の説明は以上です。
取込対象者印刷機能
本機能では[書込]ボタンを押した取込対象者をPDFファイルで保管することが可能です。
主な利用例は次のとおりです。
①取込対象者をPDFで保存する。（取込した人を管理することができる。）
②Hijyokinファイルを取込する際、本来[更新]になるはずのデータにおいて数人が[新規]の表示になった場合に[新規]の一覧をPDFで保存する。
取込対象者印刷機能の説明は以上です。
本記事は以上です。